资金管理手册

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  资金管理手册

 部门工作计划及资金计划的管理

 1 1 范围 适用于各部门每月、每周编制资金使用计划,再由公司财务部加以汇总审批的业务 2 2 控制目标 2.1 加强资金预算管理,降低资本成本,严格控制资金使用,提高资本收益率 2.2 科学组织资金供应,合理确定资金筹集数量,控制资金投放时间和方向,确保资金周转顺畅和资本增值 2.3 严密资金计划管理程序,确保所有的资金使用都合理、合规,实现资金管理的规范性和有效性 3 3 主要控制点 3.1 主管副总裁对由部门总经理编制的各部门资金使用计划的真实完整性,以及是否在预算范围内进行审核

 3.2 资金会计经理审核月度工作计划,结合整体现金流量签署意见 3.3 财务部总经理在预算权限内对预算内资金使用计划进行审批

 3.4 财务总监审批由主管副总裁审批的附情况说明的预算外资金使用计划,是否同意主管副总裁意见 3.5 营运总裁审批超财务总监审批权限的超预算资金使用计划 4 4 特定政策 4.1 按照每月的收入和费用的比例审批,若收入下降,则费用按当月预算比例同等下降 4.2 固定费用和变动费用,变动费用严格按照收入完成情况调整,可在 10%内浮动,变动费用包括差旅费、业务招待费、办公费、会议费、广告费、宣传费、咨询费以及销售人员的佣金。

 4.3 各部门只有在预计下周资金使用情况超月度计划时才需填列超预算周工作计划,对于预算外申请审批需遵从此流程,提前一周以超预算周工作计划形式交财务部审批 4.4 原则上只有因不可抗力而导致不得不超预算的情况才允许上报超预算申请。不可抗力的定义:当发生市场预测之外的大幅波动或遇国家宏观政策的调整及其他无法预料的突发事件。

 4.5 销售部于 23 日将月度工作计划交财务部审批,物资管理部和采购部于 26 日将月度工作计划交财务部审批

 4.6 财务部总经理计划审批权限:审批月变动费用严格按照收入完成情况调整,可在 10%内浮动,且季度累计预算不变;财务总监计划审批权限:审批变动费用与收入不配比的情况,在 10%内浮动,且季度累计预算不变;营运总裁计划审批权限:审批超月预算 10%以上的计划同时每季度部门累计预算执行额与预算差异不超过 10%;总裁计划审批权限:审批每季度部门累计预算执行额与预算差异不超过 15%且年度预算执行额与预算无差异;总裁办公会审批权限:审批每季度部门累计预算执行额与预算差异超过 15%且年度预算执行额与预算差异不超过 10%;董事会权限:审批年度预算执行额与预算差异超 10% 4.7 当新产品开发项目立项之后,项目有关预算统一由产品经理每月上报,产品管理委员会审核,通过后报财务部审批。项目预算经财务部审批通过后由产品经理负责控制,其他部门总经理不得支配使用。

 5 5 涉及部门 5.1 所有部门 5.2 财务部 5.3 财务总监 5.4 营运总裁

 6 6 流程说明 6.1 部门工作计划及资金计划的管理流程说明 C-21-001-001 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 各部门总经理 根据经营需要及以前年度的预算和使用情况,每月 24 日编制部门月度工作计划表,若超季度预算,需附原因说明

 2 各部门主管副总裁 一天内对由部门总经理编制的部门月度工作计划的真实完整性,以及是否在预算范围内进行审核 若工作计划在预算之内,或计划超出预算但审核通过的,每月 25 日将月度工作计划表交至预算稽核高级专员处 若计划超出预算且审核不通过,则将工作计划表交还各部门总经理作必要调整

 3 预算稽核高级专员 每月 25 日收集各部门月度工作计划,与预算比较、数据分类,检查勾稽关系后交资金会计经理审核

 4 资金会计经理 每月 26 日结合公司整体现金流量审核经由主管副总裁审批的月度工作计划及其与预算项目的一致性,签署意见,报财务部总经理审批

 6 财务部总经理 每月 26 日审批经资金会计经理审核的部门月度工作计划表,判断是否符合预算并符合相关特定政策。如果符合,判断是否同意主管副总裁意见,并审核批附说明是否有合理理由,签署个人意见,报送财务总监 若无修改意见,则交至资金会计经理下一步操作,并返回一联至申报部门

 7 财务总监 每月 27 日审批财务部总经理报送的超预算

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 的月度工作计划,若审批同意且在权限内则交资金会计经理处,并返回一联至申报部门;若不同意,则退回相关部门做修改,附修改意见。

 8 营运总裁 每月 27 日审批财务总监报送的超预算的月度工作计划,若审批同意且在审批权限内则交资金会计经理处,并返回一联至申报部门,权限外则视权限依次报至总裁、总裁办公会以至董事会审批;若不同意,则退回相关部门做修改,附修改意见。

  9 资金会计经理 根据审核后的月度工作计划编制资金计划汇总表

 10 各部门总经理 各部门总经理根据月度工作计划执行情况,在预计下周资金使用情况超月度计划时于周三编制/修改下周工作计划,附超预算原因说明

 11 主管副总裁 在一天内审核由部门总经理编制的超预算周工作计划,若审核同意则交财务部资金会计经理,若审核不同意,则退回部门总经理进行修改、调整

 12 资金会计经理 每周四收集各部门超预算周工作计划,与月工作计划比较、数据分类,检查勾稽关系,结合现金流签署意见并报送财务部总经理。

 13 财务部总经理 每周四审核各部门超预算周工作计划若不同意则附修改意见退回相关部门修改,同意则交财务总监审批。

  14 财务总监 审核财务部总经理上交的超预算周工作计划,若审核同意则判断超预算是否在审批权

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 限内,若权限内,于周五抄送预算稽核高级专员、资金会计经理、财务部总经理及相关部门,若权限外则交营运总裁审批;若审核不同意则退回相关部门修改。

 15 营运总裁 审核财务总监同意的权限外超预算申请,若同意且在审批权限内则由财务总监于周五抄送预算稽核高级专员、资金会计经理、财务部总经理及相关部门,权限外则视权限依次报至总裁、总裁办公会以至董事会审批;若不同意则退回相关部门修改

 16 资金会计经理 根据月度工作计划及经审核的超预算周工作计划编制周资金计划表,交给资金管理专员。

 17 资金管理专员 根据资金计划表,并参照短期投资流程贷款申请和贷款合同的签订流程贷款跟踪和还款流程,参见担保的申请及担保合同的签订流程担保的跟踪和终止流程银行承兑汇票管理流程收款管理流程付款管理流程进行融资和筹资

 7 主要涉及文件 文件名称 编制部门 主要内容 部门工作计划表

 F-21-001-001 各部门 计划期限、收支类别、对方单位、款项内容、各周预算金额(分发生和实际收付)、是否季预算内、全年累计金额 资金计划表 F-21-001-002 财务部 使用部门、资金来源或用途、预计发生金额、预计发生日期、累计发生金额、总预算金额

 8 填表说明

 8.1 部门工作计划表 F-21-001-001

 步骤 步骤说明 1 部门总经理每月根据部门工作计划及资金需求情况,结合预算填写该表,发生超预算申请时,提前一周填写该表,并在备注栏中标明超预算金额及原因 2 部门工作计划每月制作一次,“计划期限”需要注明该计划的所属时间区间 3 “类别”填写本期发生和实际支付的收入和费用类别 4 “对方单位”填写预算期预计收入和支出的对方单位名称 5 “款项内容”填写收入或支出的款项具体内容,结合相关合同填写 6 “发生”根据权责发生制分项目按周填列 7 “实际收付”根据收付实现制分项目按周填列 8 “是否季预算内”根据部门季度滚动预算中本预算期月预算额和本工作计划的月汇总额比较填列 9 “年累计金额”填列本年到预算填列期为止所发生和实际收付的收入和支出金额 10 主管副总裁对资金计划审批,签署同意与否 11 资金会计经理结合整体现金流签署意见 12 财务部总经理对预算之内的资金计划签署同意与否意见 13 财务总监对预算之外权限内的资金计划签署同意与否意见 14 营运总裁对财务总监权限外的资金计划签署同意与否意见 15 总裁对营运总裁权限外的资金计划签署同意与否意见

 8.2 资金计划表 F-21-001-002

 步骤 步骤说明 1 资金会计经理根据审批后的各部门工作计划表,每月、每周编制资金计划汇总表 2 “计划期限”,“预计发生金额”,“预计资金的发生日期”及“累计发生金额”均分收入和支出按各部门工作计划表中实际收付栏各项填写 3 “总预算金额”根据部门预算填写,便于表格使用者将之与累计发生金额相比较 4 分部门进行填写,在同一部门下再分项目填写 5 资金会计经理签字后生效

 9 职责分工

  文件编号 名称及联数 编制部门 编制人员 提交部门 提交时限 提交频率 部门工作计划表(月度)

 F-21-001-001 各部门

  总经理

 主管副总裁 预算稽核高级专员

 资金会计经理 财务部总经理 财务总监 营运总裁 24 日

 25 日

 26 日

 26 日 27 日 27 日 每月一次

 文件编号 名称及联数 编制部门 编制人员 提交部门 提交时限 提交频率 部门工作计划表(周度)

 F-21-001-001 各部门

  业务经理

 部门总经理 预算稽核高级专员 资金会计经理 财务总监 每周三

 每周四 每周四

 每周五 每周一次 资金计划表 F-21-001-002 财务部 资金会计经理

 财务部总经理 27 日 每周五 每月一次 每周一次

 付款管理 1 1 范围 适用于公司对内、对外的各种涉及付款业务的管理

 2 2 控制目标 2.1 确保预付款申请按照有关规章制度、相关合同条款和资金计划得到合理和合规的审批,从而保证现金流量的计划性,提高资金使用效率 2.2 确保准确、完整地记录所有的预付款,并得到连续跟踪以保证在合同规定的期限内及时清帐 2.3 确保所有预付款均严格按照审批权限规定得到审核,以避免因错付、多付等情况而给公司带来损失,使企业效益最大化 2.4 确保所有的付款在付款预算内,保证资金使用的计划性,提高资金使用效率 2.5 确保所有债务都得到准确地记录并定期地被审阅以保证及时清偿债务 2.6 确保所有支付款项都得到及时准确的记录,做到与银行对帐单相符

 2.7 确保付款能满足采购部门及其他部门的业务需求,并尽量保证较好的资信水平。

 2.8 利用现金流量预测和有效的规划,确保资金需求得到满足。

 2.9 确保所有的预支款都经过公司规定的申请和审批程序 2.10 确保所有的预支款都在个人预支款预算内、并在部门预算内 2.11 确保所有预支款都得到准确和完整的记录,并做到及时清帐 2.12 加强资金计划的管理,合理安排资金,使企业效率最大化 2.13 及时更新资金计划,确保按合同付款条款履约付款 2.14 确保所有付汇申请均得到适当核准,防范付汇风险,避免错付或漏付 2.15 确保信用证开立或修改的申请文件得到适当核准 2.16 确保各信用证条款得到有效监控,信用证得到妥善归档保管

 2.17 确保严格按照国家外汇管理制度、进口付汇核销的规范操作开展进口付汇事前备案和事后到货被审等进口付汇核销工作 2.18 确保进口付汇核销单得到妥善保管和控制 2.19 确保所有办理进口付汇核销的单据得到适当核准 2.20 加强费用管理,严格控制费用支出,提高经济效益 2.21 加强预算控制、事前控制,实现费用管理的规范化、预算化和程序化 2.22 确保所有备用金和预支现金、支票均得到准确和完整的记录,并做到及时清帐 2.23 确保所有费用的列支均做到合理、合法、合规,并且得到及时准确的记录。

 3 3 主要控制点 3.1 部门总经理结合部门工作计划和相关合同条款及公司有关规章制度审核由部门经办人填写的付款申请单是否合理、合规 3.2 主管副总裁审批超出部门总经理审批权限的付款申请单 3.3 财务部预算稽核高级专员根据合同编号将付款申请单与合同相关条款进行核对

 3.4 资金会计经理在审批权限内根据资金计划安排、国家有关财经制度、相关合同条款以及公司财务规章制度审批付款申请单 3.5 财务部总经理审批超出资金会计经理审批权限的付款申请单 3.6 财务总监审批超出财务部总经理审批权限的付款申请单 3.7 营运总裁审批超出财务总监审批权限的付款申请单 3.8 总裁审批超出营运总裁审批权限的付款申请单 3.9 部门总经理先审批预支款是否必要、合理 3.10 财务部应收会计结合相应政策及个人预支款明细帐审核申请单 3.11 预算稽核高级专员审批该项预支款是否超出部门预算 3.12 外汇管理专员审核采购部开立/修改信用证申请/审批单及其所附单据的完整性、正确性 3.13 资金会计经理审批开证申请书,对付汇日期、付汇银行是否合适进行审核 3.14 财务部总经理审核超资金会计经理权限的开证申请 3.15 财务总监审核超财务部总经理权限的开证申请 3.16 营运总裁审核超财务总监权限的开证申请

 3.17 总裁审核超过营运总裁审批权限的开证申请 3.18 采购部总经理审批采购部业务人员提交的付款变动说明书 3.19 收到银行付款通知书和供应商提交的议付单据后,财务部外汇管理专员审核其付汇金额、日期是否正确无误,单证是否一致 3.20 采购部业务人员审核财务部外汇管理专员递交的供应商提交的议付单据,检查不符点 3.21 采购部总经理审批采购部业务人员填写的付款申请单及相关单据 3.22 主管副总裁审批超出采购部总经理审批权限的付款申请审批单 3.23 外汇管理专员结合公司相关制度对采购部提交的付款申请审批单及相关附件进行审核

 3.24 资金会计经理、财务部总经理、财务总监、营运总裁分别在权限内审核由外汇管理专员递交的付款申请审批单及相关附件

 3.25 部门业务经理审核费用的发生是否属计划内,是否合理、是否超费用标准或超个人预算

 3.26 部门总经理审核费用报销相关单据,是否超部门预算,决定是否批准 3.27 财务部预算稽核高级专员初步审核报销单据是否得到相应的审批,并审核报销单及发票等原始单据是否合法、合规及计算是否正确,有无预支款项

 4 4 特定政策 4.1 预付款的定义:指在经营过程中按照购货合同、基建合同或劳务合同规定,预先支付给供货方或提供劳务方的账款。

 预付款支付范围:根据客户信用等级,由财务部和采购部定期制定可预付款客户清单,其余客户一律不允许预付款 4.2 预付款审批权限:

 采购部总经理单笔 10 万、市场部总经理单笔 10 万、信息技术部总经理 (软件采购)单笔 10 万、物资管理部总经理(基建项目)单笔 10 万; 物流副总裁单笔 50 万、战略副总裁单笔 50 万、市场执行副总裁单笔 100 万; 资金会计经理单笔 10 万、财务部总经理单笔 50 万、财务总监单笔 100 万; 营运总裁单笔 500 万、总裁单笔 500 万以上。

 4.3 付款申请审批单必须附有效合法的发票(国内付款必须附经税务机关核准的合法发票),否则财务部有权拒付 4.4 付款审批权限:

 采购部总经理:生产性原材料、生产设备、生产用工器具和仪器仪表采购单笔 50 万以下;研发小批量和非生产性设备的采购单笔 15 万以下;低值易耗品及其他物品的采购 5 万以下;MOT 采购单笔 3000 万以下;贸易机采购单笔 2000 万以下;OEM 采购单笔300 万以下;ATM、MPI 采购单笔 100 万以下;其他部门总经理单笔 10 万 物流副总裁:生产性原材料、生产设备、生产用工器具和仪器仪表采购单笔 100 万以下;研发小批量和非生产性设备的采购单笔30 万以下;低值易耗品及其他物品的采购 5 万以上;MOT 采购单笔 5000 万以下;贸易机采购单笔 3000 万以下;OEM 采购单笔500 万以下;ATM、MPI 采购单笔 300 万以下;其他副总裁单笔50 万 生产执行副总裁:生产性原材料、生产设备采购单笔 500 万以下;生产用工器具和仪器仪表采购单笔 100 万以上;研发小批量和非生产性设备的采购单笔 30 万以上;MOT 采购单笔 1 亿以下;贸易机采购单笔 5000 万以下;OEM 采购单笔 1000 万以下;ATM、MPI 采购单笔 500 万以下;其他执行副总裁单笔 100 万

 资金会计经理:生产性原材料、生产设备、生产用工器具和仪器仪表采购单笔 50 万以下;研发小批量和非生产性设备的采购单笔 15 万以下;低值易耗品及其他物品的采购 5 万以下;MOT 采购单笔 3000 万以下;贸易机采购单笔 2000 万以下;OEM 采购单笔300 万以下;ATM、MPI 采购单笔 100 万以下;其他非采购付款单笔 10 万以内 财务部总经理:生产性原材料、生产设备、生产用工器具和仪器仪表采购单笔 100 万以下;研发小批量和非生产性设备的采购单笔 30 万以下;低值易耗品及其他物品的采购 5 万以上;MOT 采购单笔 5000 万以下;贸易机采购单笔 3000 万以下;OEM 采购单笔500 万以下;ATM、MPI 采购单笔 300 万以下;其他非采购付款单笔 50 万以内 财务总监:生产性原材料、生产设备采购单笔 500 万以下;生产用工器具和仪器仪表采购单笔 100 万以上;研发小批量和非生产性设备的采购单笔 30 万以上;MOT 采购单笔 1 亿以下;贸易机采购单笔 5000 万以下;OEM 采购单笔 1000 万以下;ATM、MPI采购单笔 500 万以下;其他非采购付款单笔 100 万以内 营运总裁:生产性原材料单笔 500 万以上;生产设备采购单笔1000 万以下; MOT 采购单笔 1 亿以上;贸易机采购单笔 5000 万以上;OEM 采购单笔 1000 万以上;ATM、MPI 采购单笔 500 万以下;其他非采购付款单笔 500 万

 总裁:生产设备的采购单笔 1000 万以上、其他非采购付款单笔 500 万以上 4.5 个人预支限额:

 职员、高级职员级(不包括市场、销售和采购的高级职员级)--5,000 元 业务经理;市场、销售和采购部高级职员级--10,000 元 业务经理以上级--20,000 元 员工的个人预支申请需报上一级主管领导审核批准、所有预支申请参考上述申请限额须至少经部门总经理审核批准,审批限额在20,000 万以内 4.6 进口开立信用证的审批权限:

 资金会计经理:同一合同项下为 100 万美元以内 财务部总经理:同一合同项下为 300 万美元以内 财务总监:同一合同项下为 500 万美元以内 营运总裁:同一合同项下为 1000 万美元以内 总裁:同一合同项下为 1000 万美元以上 4.7 进口电汇、托收和承兑交单付款(T/T、D/P、D/A)的审批权限:

 资金会计经理:信用证付款 300 万美元以内、其他付款 30 万美元以内 财务部总经理:信用证付款 500 万美元以内、其他付款 50 万美元以内 财务总监:信用证付款 1000 万美元以内、其他付款 100 万美元以内 营运总裁:信用证付款 1000 万美元以上、其他付款 100 万美元以上 4.8 新产品项目预算的付款申请:

 部门总经理无审批权,由产品经理根据其赋予的行政级别在相应的审批权限内行使审批职能 4.9 费用报销:

 各部门总经理秘书负责每半月收集汇总本部门所有报销申请人已填妥并经适当核准的报销申请单和所附原始单据,交财务部预算稽核高级专员。

 预算稽核高级专员签发报销受理单,一联交秘书,一联留底备查。预算稽核高级专员负责在规定时限内(参见 9。职责分工)进行审单,并将审核批准的报销申请单交出纳付款。

 出纳负责通知各部门秘书领取该部门每半月核准报销的所有款项(注:对于已办理银行信用贷记卡的个人,出纳可将款项直接汇入个人帐号)。预算稽核高级专员每半月编制个人费用报销申请和核准金额对比清单,发布于内部网上以供员工查询。

 5 5 涉及部门 5.1 所有部门 5.2 财务部 5.3 财务总监 5.4 营运总裁 5.5 总裁 6 6 流程说明 6.1 预付款管理流程说明 C-21-002-001 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 涉及预付款业务部门经办人 根据合同填制付款申请审批单,注明为预付款,连同相关合同交由其部门总经理审批

 2 部门总经理 根据相关合同条款及公司有关管理制度审核预付款申请的合理性、合规性 若不符合预付款要求,则退还经办人作必要调整 若符合预付款要求,且在部门总经理审批权内,签署后交经办人 若符合预付款要求,但已超出部门总经理审批权限,交

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 主管副总裁 3 主管副总裁 对超出部门总经理审批权限的付款申请单进行审批,若无修改意见,则签署后交经办人若有修改意见,则退回经办人作必要调整

 4 经办人 将付款申请审批单交财务部,需注明为预付款,附合同复印件及其他有关附件

 5 预算稽核高级专员 根据合同编号将付款申请单与合同相关条款进行初步核对,审核。若无修改意见,则根据付款要求判断结算类型;若有修改意见,则退回经办人作必要调整

 6 预算稽核高级专员 根据付款要求判断是支票结算,汇票结算还是其他方式结算

 7 预算稽核高级专员 区分支票、汇票或其他结算方式,在付款申请审批单上注明相应付款方式,具体参见付款管理-2 流程

 6.2 付款管理流程说明 C-21-002-002 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 物流及其它涉及付款业务部门经办人 填写付款申请审批单,并附上相应所需发票、入库单附件

 2 物流及其它涉及付款业务部门总经理 结合部门工作计划和相关合同对经办人填写的付款申请单进行审批 在审批权限内审批同意的,将付款申请审批单、发票、入库单、采购定单、采购合同、检验单及相关合同由经办人送至财务部预算稽核高级专员;在审批权限内审批不同意的,则交还经办人修改付款申请审批单

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 若审批超出审批权限,交主管副总裁审批 3 物流及其它部门主管副总裁 对超出部门总经理审批权限的付款申请单进行审批 若审批同意,则将付款申请审批单、发票、入库单、采购定单、采购合同、检验单及相关合同由经办人交至财务部预算稽核高级专员 若审批不同意,退回各部门经办人

 4 预算稽核高级专员

 结合合同、发票、付款申请单、定单、入库单、检验单,根据财务规章制度审核付款申请的合理性,合规性,并核对金额的正确性 若审核无误,判断付款结算类型 若审核有问题,则退回采购部及其它相关部门经办人修改付款申请审批单

 5 预算稽核高级专员 根据付款要求判断为支票结算、汇票结算还是其他结算

  6 预算稽核高级专员 在付款申请审批单上注明相应付款方式

 7 资金会计经理 根据资金计划在预算权限内根据资金计划对付款申请单审批 若超出其审批权限,则交至财务部总经理 若在审批权限内且审批同意,则将经批准的付款申请审批单、发票交至应付会计。

 若在审批权限内但审批不同意,通知申请部门拒付

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 8 财务部总经理 对超出财务会计经理审批权限的付款申请单进行审批 若在权限范围内审批同意的,则将批准后的付款申请审批单、发票、支票交至应付会计。

 若在权限范围内审批不同意的,告知资金会计经理通知申请部门拒付。

 9 财务总监 对超出财务部总经理审批权限的付款申请单进行审批 若在权限范围内审批同意的,则将批准后的付款申请审批单、发票、支票交至应付会计。

 若在权限范围内审批不同意的,告知资金会计经理通知申请部门拒付。

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 10 营运总裁 对超出财务总监审批权限的付款申请单进行审批 若在权限范围内审批同意的,则将批准后的付款申请审批单、发票、支票交至应付会计。

 若在权限范围内审批不同意的,告知资金会计经理通知申请部门拒付。

 11 总裁 对超出营运总裁的审批权限的付款进行审批,审批同意的,则将批准后的付款申请审批单、发票、支票交至应付会计。

 若审批不同意的,告知资金会计经理通知申请部门拒付。

 12 资金会计经理 出具拒付通知,明确被拒付付款申请单编号,发给申请部门,通知其拒付,且留底一份备查

 13 出纳 拿到经凭证处理后的付款申请审批单、发票,根据申请单上注明的付款方式,判断为支票付款、汇票付款或其他付款

 13.1 出纳 准备相应现金

 13.2 出纳 登记付款申请审批单,并开具支票 若限额,开具限额支票 若非限额,开具定额支票

 13.3 出纳 填写电汇凭证、贷款凭证(付款不应牵涉此张凭证)等银行汇款凭证

 14 支票领用人 在支票领用本上签字后领用发票,并在凭证领款人上

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 签字。

 15 出纳 办理法定代表人和财务印鉴的盖章手续,参见印章管理流程说明

 16 出纳 根据申请单相应各情况付款或汇款

 17 应付会计 根据付款相关单据入帐

 6.3 预支款管理流程说明 C-21-002-003 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 相关部门申请人 填制预支款申请单(该申请单填写必须严格规范),附各相关支持文件

 2 部门总经理 审核申请单的规范性,根据申请原因审批预支款的必要性,合理性 若不批准,则结束流程 若批准,将预支款申请单交至财务部 总经理及以上级人员预支款申请由其主管领导审批

 3 财务部应收会计 查询个人预支款明细帐并结合相应政策审核预支款申请单,明确是否有上次借款未结清,本次预支款后其总额是否在个人预支款规定限额内。

 如超限额,则退回相关经办人。

 如在限额内,转由预算稽核高级专员审核。

 4 财务部预算稽核高级专员 若在部门相关费用预算限额之内,则交予应收会计。

 若已超过规定限额,则将预支款申请单退回相关部门

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 5 应收会计 根据申请单上填制费用种类进行具体会计处理,将预支款及报销申请表分为两联,一联作为记帐的依据,编制相应分录入帐,另一联交予申请人

 6 出纳 根据已经批准的预支款申请单付款,留底一份备查

 6.4 进口开立/修改信用证流程说明 C-21-002-004 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 财务外汇管理专员 结合公司相关制度对采购部提交的开立/修改信用证申请/审批单、合同正(副)本、进口批文(银行联)、发票等有效文件进行审核,若审核同意则填写开证申请书,并交资金会计经理,若审核不同意,则退回采购人员修改开证或改证相关文件

 2 资金会计经理 对外汇管理专员填写的开证申请书及开立/修改信用证申请/审批单进行审批,若在审批权限内且审批同意,则交外汇管理专员,若审批不同意,则退回外汇管理专员修改开证申请,若超出审批权限,则交财务会计总经理审批

 3 财务会计总经理 对超出资金会计经理审批权限的开证申请书及开立/修改信用证申请/审批单进行审批,若在审批权限内且审批同意,则交外汇业务会计,若审批不同意,则退回外汇管理专员修改开证申请,若超出审批权限,则交财务总监审批

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 4 财务总监

 对超出财务部总经理审批权限的开证申请书及开立/修改信用证申请/审批单进行审批,若在审批权限内且审批同意,则交外汇业务会计,若审批不同意,则退回外汇管理专员修改开证申请,若超出审批权限,则交营运总裁审批

 5 营运总裁 对超出财务总监审批权限的开证申请书及开立/修改信用证申请/审批单进行审批,若在审批权限内且审批同意,则交外汇业务会计,若审批不同意,则退回外汇管理专员修改开证申请,若超出审批权限,则交总裁审批

 6 总裁

 对超出营运总裁审批权限的开证申请书及开立/修改信用证申请/审批单进行审批,若审批同意,则交外汇管理专员,若审批不同意,则退回采购人员修改开证或改证相关文件

 7 外汇管理专员 将开立/修改信用证申请/审批单存档,更新申请信用证数据库

 8 外汇管理专员 根据有关规定将开证申请书,合同正本,进口批文等相关单据递交银行开证

 9 外汇管理专员 将银行开立的开证回单复印件交采购部,开证回单正本存档

 10 采购人员 受到开证回单复印件,通知客户发货,具体参照进口报关商检流程

 11 外汇管理专员 更新信用证登记簿及进口合同付款情况汇总表

 12 银行 通知付款赎单,具体参照进口付汇流程

 6.5 进口付汇管理流程说明 C-21-002-005 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 外汇管理专员 根据采购部签订的进口合同和付汇状况,建立或调整预警付汇信息档案,明确有否突发事件导致信息变动 若有突发事件,但尚未形成坏帐,则调整预警付汇信息档案

 2 应付会计 定期编制应付帐款帐龄分析附逾期应付帐款明细,并交物流成本高级专员

 3 物资管理部物流成本高级专员 将应付帐款帐龄分析附逾期应付帐款明细和原始记录核对,如不一致,退回应付会计,如果一致,交采购部

 4 采购部总经理 查看应付帐款帐龄分析附逾期应付帐款明细,敦促采购人员与供销商商议付款事宜

 5 业务人员 判断是否付汇,若为付汇,则根据合同或信用证条款提出/修改付款申请审批单,并准备相关单据,若不付汇,则,编制付款变动情况说明书,并交采购部总经理审批

 6 采购部总经理 审批由业务人员编制的付款变动情况说明书,若审批同意,则交外汇业务会计调整预警付汇信息档案,若审批不同意,则退回业务人员

 7 外汇管理专员 根据采购部业务人员编制的付款变动情况说明书调整预警付汇信息档案

 8 外汇管理专员 若为信用证付款,外汇管理专员收到银行转交的供应商议付单据

 9 外汇管理专员 进行相关专业审核后递交采购部相关业务人员

 10 采购部业务人员 复核有外汇管理专员递交的供应商议付单据,若同意付款,则根据合同填写付款申请审批单并准备相关单据,若不同意付款,则通知外汇管理专员

 11 外汇管理专员 按照采购部业务人员审核不同仪付款的议付单据,书面通知银行拒付

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 12 采购部总经理 对由业务人员填写的付款申请审批单及相关单据进行审批,若在审批权限内且审批同意,则交外汇管理专员进行审核,若审批不同意,则退回业务人员,若超出审批权限,则交主管副总裁审批

 13 主管副总裁 对超出采购部总经理权限付款申请进行审批,若审批同意,则交外汇管理专员,若审批不同意,则退回业务人员

 14 外汇管理专员计 结合采购合同对付款申请审批单进行审核,若不合格,退回相关部门修改,若合格,交资金会计经理审核

 15 资金会计经理 对付款申请审批单进行审批,若在审批权限内,且审批同意,则交外汇业务会计办理相关手续,若审批不同意,则退回相关部门修改,若超出审批权限,则交财务会计总经理审批

 16 财务会计总经理 对超出资金会计经理权限的付款申请审批单进行审批,若在审批权限内,且审批同意,则交外汇管理专员办理相关手续,若审批不同意,则退回相关部门修改,若超出审批权限,则交财务总监审批

 17 财务总监 对超出财务部总经理权限的付款申请审批单进行审批,若在审批权限内,且审批同意,则交外汇管理专员办理相关手续,若审批不同意,则退回相关部门修改,若超出审批权限,则交营运总裁审批

 18 营运总裁 对超出财务总监权限的付款申请审批单进行审批,若审批同意,则交外汇管理专员办理相关手,若审批不同意,则退回相关部门修改

 19 外汇管理专员 对经审批同意的付款申请审批单办理签章手续,并根据国家相关政策办理相关批文,填写购汇申请书及进口付汇核销申请单

 20 出纳 根据以上相关文件及单据办理外汇付款

 21 应付会计 根据外汇付款的有关单据做相关凭证入帐

 22 外汇管理专员 根据外汇管理政策办理相关核销手续

 6.6 费用报销流程说明 C-21-002-006 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 1 所有部门申请人 填制明细报销申请单,并附上相关单据,包括费用发票等单据,交部门业务经理

 2 部门业务经理 审核费用发生及相关单据的的合理性,是否超费用标准或个人预算

 3 部门总经理 对费用报销申请进行审批。审核不批准,退回申请人,结束流程。

 审核批准,将预支款申请单、明细报销申请单、费用发票等单据交给预算稽核高级专员。

 4 预算稽核高级专员

 预算稽核高级专员收到经审批的预支款申请单、明细报销申请单、费用发票等单据后,开立受理单,并将常受理单退给申请人。

 4.1 申请人

 申请人根据受理单查询报销情况。

  5 预算稽核高级专员

 根据预支款申请单、明细报销申请单、费用发票等单据和公司制度,初步审核报销单是否得到相应的审批,报销金额、发票、凭证的合法性、合规性和机械准确性,有无预支款项,并将报销款项同公司标准比

 步骤 涉及部门 流程说明 系统操作 较。

 如审批发现不合规的,则没收相关单据,并内部网通报;如超预算的,则通知部门经理超预算未报销费用明细,并结转下月报销。

 如审批同意的,则交至应收会计。

 6 应收会计

 根据预支款申请单、明细报销申请单、费用发票等单据判断有无个人借款 若有,根据预支款申请单上的预支款金额,利用差额法冲销个人借款,然后交给出纳。

 若无个人借款,直接交给出纳。

 7 出纳 出纳根据余额判断应收应付。

 如应收,则通知薪资专员扣款。如应付,出纳定期打入个人帐号。

  8 应收会计 登记费用帐,进行凭证录入。

 7 7 主要涉及文件 文件名称 编制部门 主要内容 付款申请审批单 F-21-002-001

 各部门 申请日期、出票日期、单位全称、帐号、开户银行、详细用途、时间要求、款项性质、申请金额、核准金额、付款方式、附件性质 拒付通知 F-21-002-002 财务部 付款申请单编号、付款申请部门、拒付原因 支票领用本 F-21-002-003 财务部 支票号、金额、收款人、开票日期、核销日期、付款申请审批单编号

 文件名称 编制部门 主要内容 预支款申请单 F-21-002-004 各部门 借款日期、决算日期、借款凭证号、姓名、员工号、部门、职位、费用种类、借款金额、事由、预算控制、单据张数、报销金额、核准金额、会计记录、会计摘要 应付帐款帐龄分析表 F-21-002-005 财务部 单位名称、合同号、五类帐龄明细 付款变动情况说明书 F-21-002-006 采购部 原付款情况的付款事项、合同号、订单号、付款方式、付款金额、付款日期、责任部门、责任人员、附件清单、付款变动原因、采购部总经理意见;现付款情况的上述情况 开立/修改信用证申请/审批书 F-21-002-007 财务部 合同号、附件清单 信用证登记簿 F-21-002-008

 财务部 序号、L/C 号、金额、币种、收益人、开证行、开立日期、有效期、对应合同号 进口合同付款情况汇总表 F-21-002-009 财务部 合同号、合同金额、付款方式、付款金额、最后付款日、已付金额、已付日期、未付金额 报销受理单 F-21-002-010

 财务部 受理人、工号、部门、受理号、受理日期、报销单据数 明细报销申请单 F-21-002-011

 各部门 费用期间、个人借款金额、目前余额、补退金额、报销单编号、姓名、所属部门、职位、员工号、用工性质、费用项目(交通费、住宿费、补贴、出租车、个人通讯费、业务招待费、不可预见费用)、内容(起止日期、天数、交通工具、起止地点、报销金额、单据张数、事由、住宿城市、宾馆星级、每天单价、补贴项目、标准、出租车所属月份、个人天标准、个人通讯费所属月

 文件名称 编制部门 主要内容 份、个人月标准、招待对象/单位、地点、方式)、主管意见

 8

 编表说明

 8.1 付款申请审批单 F-21-002-001 步骤 步骤说明 1

 相关部门经办人根据相关合同及其他单据填制付款申请审批单 2

 根据递交审批单的当天日期填写“申请日期” 3

 “单位全称”栏填写款项划拨单位的全称 4

 “单位帐号”栏填写款项划拨单位的银行帐号 5

 “开户银行”栏填写款项划拨单位的开户银行 6

 “详细用途”须注明款项的划拨用途,划拨时间和对应方的联系人及联系方法; 进口付款申请时:采购员根据前期审批通过的进口采购合同和各次的采购订单中确定的付款条件按期填写货物名称、料号等信息;根据物资管理部前期抄送的入库单确定货物的到货情况(入库单号)和质检状况(质检报告号),如有异常情况进行说明(相关单证号);根据采购合同填写采购合同中的付款货币的固定汇率和现行的市场汇率,提供财务部以做查核是否有调期 税款支付申请时:采购员根据前期审批通过的进口采购合同和委托报关协议,和本次的采购订单中确定的付款条件按期填写货物名称、料号等信息;根据物资管理部前期抄送的入库单确定货物的到货情况(入库单号)和质检状况(商检报告号、质检报告号),如有异常情况进行说明(相关单证号);填写本批货物的报关口岸,适用税率和总税额 7

 经办人根据实际需要选择“时间要求” 8

 “款项性质”务必由经办人选择相对应的如实填入 9

 “申请金额”由相关部门经办人据合同及票据票面金额填写 10

 经办人签名后开始申请程序 11

 “核准金额”由财务部预算稽核高级专员根据申请附件审核后填写 12

 付款方式由预算稽核高级专员根据相关合同条款判断后填列,若为承兑汇票,在括号内填写承兑汇票详细具体内容 13

 “附件性质”由经办人据实际附件情况选择,并填列发票号和合同号

 步骤 步骤说明 14

 部门总经理根据合同和公司有关管理制度进行审核,在审批权限内的,同意则签名 15

 主管副总裁、执行副总裁根据合同和公司有关管理制度,根据自身审批权限进行审核,同意则签名 16

 预算稽核高级专员根据合同编号与相关合同条款核对进行初步审核,在有部门总经理或主管副总裁的签名的前提下,同意则签名 17

 资金会计经理、总经理、财务总监、营运总裁、总裁依次分别在审批权限内结合财经制度、合同、公司相关财务制度进行财务专业和资金计划审核,在有部门总经理或主管副总裁、预算稽核高级专员的签名的前提下,同意则签名 8.2 拒付通知 F-21-002-002 步骤 步骤说明 1 根据财务部责任领导审批否决的付款申请审批单,资金会计经理填制拒付通知到申请付款的单位 2 “付款申请单编号”须填入审批被否决的付款申请审批单编号 3 “付款申请部门”须填入申请付款的部门名称 4 “拒付原因”必须如实填写,需做到阐述完整,详略得当 8.3 支票领用本 F-21-002-003 步骤 步骤说明 1 支票领用本是支票领取的流水登记,由出纳员根据支票的实际领用情况在相应的出票行支票领用本上进行逐笔登记。

 2 “收款人”,“领用金额”,“开票行”,“开票日期”及“审批单号”各栏皆按付款申请审批单填写 3 “收款人”应填入支票划拨的单位或个人 4 支票领用人在领到支票领用单时须在领用本上签名

 8.4 预支款申请单 F-21-002-004

 步骤 步骤说明 1 根据销售及相关部门人员的预支款项,借款的实际使用情况,申请人填制该申请表 2 “借款日期”填写申请借款的日期 3 申请人须按各职责岗位报销费用种类严格标准填写“费用种类”,虚报或造成多借款,纳入各部门考核 4 申请人填写“借款金额”不得超出预算范围即“预算控制”栏内金额 5 申请人根据借款事由如实填写“事由” 6 部门总经理在审批权限内对借款报销的必要性与合理性进行审批,签名同意 7 主管副总裁对超出部门总经理权限的申请单进行合理性审批,签名同意 8 应收会计查询个人预支款明细,明确加上本次预支款其总额是否在个人预支款规定限额内,在限额内则签名同意 9 预算稽核高级专员审核预支款费用项目金额未超部门预算则签名同意 10 借款人在领款时在左下角签下姓名与日期 8.5 应付帐款帐龄分析 F-21-002-005 步骤 步骤说明 1 应付会计根据预警付汇信息档案及应付帐款明细帐,对逾期应付帐款按帐龄分类,编制帐龄分析 2 “单位名称”栏填入债权人单位名称 3 “合同号”栏填入产生该应付帐款的相应合同编号 4 “帐龄分析”根据应付帐款逾期时间分为五栏,按实际情况分别填写 8.6 付款变动情况说明书 F-21-002-006

 步骤 步骤说明 1 采购部业务人员与供销商就未能达成合同所述付款事宜,再次协商付款事宜后,由采购部业务人员对原先付款情况与协商后付款情况分栏填写 2 就“付款事项”至“附件清单”栏按相应合同条款,分先后情况填写 3 “付款变动原因”填写未能按约付款的原因或付款变动原因 4 经采购部总经理签字后说明书生效 5 外汇管理专员审定确认后据此说明书调整预警付汇信息档案,并作相应记录

  8.7 开立/修改信用证申请/审批单

 F-21-002-007

 步骤 步骤说明 1 采购人员查询相关进口合同付款条约后,对于需要开立信用证的,填写开立/修改信用证申请/审批单,以交财务部审批办理 2 填写相关合同编号 3 由采购人员签名后开始申请程序 4 部门总经理审阅该审批单及附件后,在“部门总经理意见”一栏写明是否同意,及相应意见 5 外汇管理专员收到并审阅该审批单及附件后,在“外汇管理专员意见”一栏写明是否批准,及相应意见。若批准,则开单,且在该申请单上作相应记录 6 资金会计经理、财务部总经理、财务总监、营运总裁、总裁依次根据审批权限审批开证申请书,若同意则签署意见在各自的审批栏

 8.8 信用证登记簿 F-21-002-008 步骤 步骤说明 1 信用证保管员根据审批后开立/修改信用证申请/审批单,将申请单存档,且填写信用证登记簿,在收到开证回单时若有变动,加以调整 2 “开立/修改信用证申请/审批单号”栏填入存档的开立/修改信用证申请/审批单号 3 “L/C 号”栏填入已开立信用证号 4 “金额、币种”根据信用证开证申请书或开证回单填列信用证开立的金额和外币种类 5 “合同号”栏填入产生该应付帐款的相应合同编号 6 “收益人、开证行、开立日期及有效期”根据开证申请书相应条款填列,收到开证回单时若有变化,加以调整

 8.9 进口合同付款汇总表 F-21-002-009 步骤 步骤说明 1 外汇管理专员根据合同正本,开证回单复印件,合同复印件及开证回单正本填写进口合同付款汇总表,填写金额时注意币种 2 “合同号”,“合同金额”及“付款构成”均按相关合同及信用证填写 3 “已付金额”,“已付日期”栏填写已付部分款项的金额及付款日期 4 “未付”栏填写尚未支付的余额

 8.10 报销受理单 F-21-002-010

 步骤 步骤说明 1 预算稽核高级专员报销申请人递交的预支款申请单、明细报销申请单、费用发票等单据填写报销受理单,一式两联,一联留财务部,一联留报销申请人 2 “受理号”按报销受理单顺序填写 3 “项目”栏按报销费用相关科目填写 4 “被受理人、工号、部门”栏根据预支款申请单填写 5 “受理日期”根据填写该单日填列 6 “报销单据数”由填单人清点后填列

 8.11 明细报销申请单 F-21-002-011

 步骤 步骤说明 1 申请人根据预支款申请单填写的报销项目和种类具体情况的明细清单。

 2 “费用期间”填写所报销费用的发生期间 3 “个人借款金额”填写尚存在的个人向单位借款的总额 4 申请人填写交通费,住宿费,补贴,出租车,个人通讯费及业务招待费各项的内容 5 “不可预见的费用”是指预算和核准报销类型以外或者因为其他原因而造成的支出 9 职责分工 文件编号 名称及联数 编制部门 编制人员 提交部门 提交时限 提交频率 付款申请审批单 F-21-002-001 各部门 相关经办人 部门总经理 主管副总裁 预算稽核高级专员 资金会计经理 财务部总经理

 财务总监 营运总裁 总裁 出纳 提请当日 1 工作日 1 工作日 半个工作日 半个工作日 半个工作日 半个工作日 半个工作日

 每笔付款业务 1 次 拒付通知 F-21-002-002 财务部 财务部资金会计经理 相关部门总经理 确定拒付当日 不确定

 文件编号 名称及联数 编制部门 编制人员 提交部门 提交时限 提交频率 支票领用本 F-21-002-003 财务部 出纳 财务部资金会计经理

 不确定 不确定 预支款及报销申请单 F-21-002-004 各部门 相关人员 部门总经理 主管副总裁 财务部应收会计 预算稽核高级专员 提请当天 当天 1 工作日 当天 不确定 应付帐款帐龄分析表 F-21-002-005 财务部 应收会计 物流成本高级专员 采购部总经理 月末 2 工作日 每月一...

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